Una vez promulgada la Ley 254 del 11 de noviembre del 2021, los sujetos obligados no financieros, en nuestro caso los abogados, se encontraron ante ciertas modificaciones que ampliaron su responsabilidad de mantener los registros contables. Pero, ¿qué implica exactamente tener los registros contables?

La Ley 52 de 2016 estableció que todas las personas jurídicas debían mantener registros contables. Sin embargo, en ese momento, no se requería que el Agente Residente poseyera una copia física de estos registros. Bastaba con resguardar únicamente la información y documentación de respaldo.

No obstante, con la implementación de la Ley 254 (que modifica el artículo 1 de la Ley 52 del 2016), se hizo obligatorio que cada persona jurídica entregará sus registros contables a su Agente Residente, o en su defecto, el nombre y datos de contacto de la persona y documentación de respaldo bajo custodia y la dirección física donde estos se mantienen. Esta nueva regulación no sólo exigía al cliente revelar todos los detalles financieros de la empresa, como estados de cuenta, activos, pasivos y otros, sino que también establecía un plazo para proporcionar esta información: Dentro de los cuatro meses posteriores al cierre de cada año fiscal.

Es fundamental destacar que las sanciones por incumplimiento no se aplican únicamente a los Agentes Residentes, sino también a las personas jurídicas. En caso de incumplimiento con la obligación de mantener los registros contables, las multas pueden oscilar entre B/.5,000.00 y B/.1,000,000.00, y además, se podría proceder a la suspensión de los derechos corporativos de la titularidad jurídica. En otras palabras, si alguna de las partes, ya sea el Agente Residente o la persona jurídica, no cumple con lo establecido en la Ley 254, ambas pueden ser sancionadas.

Actualmente, no se ha publicado el Decreto de la Ley No. 254 lo que puede causar confusión al momento de saber las obligaciones del contribuyente en cuanto a los registros contables. Es por ello que le recomendamos que se ponga en contacto con su abogado, ya ellos podrán orientarlo sobre qué documentación específica necesita tener en orden para cumplir con estas obligaciones contables sin incurrir en una sanción.